Rechnungsversand per EMail

Darf man Tarif590 Rückforderungsbelege per EMail verschicken?

therapie.software erzeugt fälschungssichere Rückforderungsbelege, die verschlüsselt zugestellt werden und deren Geschäftsvorgänge (Buchungszeilen) lückenlos aufgezeichnet werden! Warum ist das wichtig?.....

Der postalische Versand von Rechnungen ist ein Kostenfaktor in Unternehmen. Die Manuelle Herstellung, das Papier, Porto und Druck verursachen Kosten. Die Vorteile vom Rechnungsversand per E-Mail liegen auf der Hand, doch viele Unternehmen sind verunsichert bezüglich der rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Wir zeigen, was zu beachten ist.

Rechnungen und Rückforderungsbelege (Tarif590) sind Zahlungsaufforderungen, weshalb gefälschte elektronische Rechnungen leider ein beliebtes Instrument von Betrügern sind. Daher werden diverse rechtliche Anforderungen an den elektronischen Rechnungsversand gestellt. Unternehmen müssen im Wesentlichen drei Anforderungen umsetzen:

Regel 1

Der Nutzer muss ein Opt-In für den Rechnungsversand geben, er muss also einmal zustimmen, bevor ihm eine Rechnung per E-Mail elektronisch zugestellt werden darf. Was an die übliche Opt-In Pflicht im E-Mail Marketing erinnert, wird im Fall elektronischer Rechnungen jedoch weniger streng ausgelegt. Das Opt-In muss in diesem Fall nicht explizit sein, sondern kann über die AGBs eingeholt werden. Doch nicht einmal dies ist zwingend erforderlich. Es reicht auch die sog. “stillschweigende Billigung durch tatsächliche Übung“. Konkret: Wenn der Nutzer die Rechnung bezahlt, wird davon ausgegangen, dass er ein Opt-In für den Erhalt der Rechnung gegeben hat.

Regel 2

Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, versendet, empfangen, verarbeitet und archiviert werden. Es gibt keine eindeutigen Vorgaben für das Dateiformat in dem eine elektronische Rechnung versendet werden kann. Auch Sicherheitsgründen sind jedoch unveränderbare Formate zu bevorzugen. Das gängigste Format ist PDF. Die Rechnung kann als Anhang einer E-Mail versendet werden, oder aber es wird nur der Link zum Download versendet. WICHTIG: Eine elektronische Rechnung muss in dem Format, in dem sie versendet wurde, archiviert werden. Es ist nicht zulässig, elektronische Rechnungen auszudrucken und nur den Ausdruck zu archivieren.

Regel 3

Die Echtheit der Rechnungsherkunft muss garantiert sein. Lange Zeit war eine digitale Signatur als Identitätsnachweis notwendig. Dies ist nicht mehr vorgeschrieben.Grundsätzlich gilt: Bei Buchungsbelegen muss «unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden», schreibt die eidgenössische Steuerverwaltung ESTV. Dank der neuen Präzisierung der ESTV ist die elektronische Rechnung nun gleichgestellt mit der Papierrechnung. Vorausgesetzt, die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung gemäss Obligationenrecht (Artikel 957a) sind erfüllt, können Unternehmen also in Zukunft auf die digitale Verschlüsselung beim Übermitteln und Aufbewahren der Rechnungen verzichten.

Dies bedeutet aber gleichzeitig das keine Rechnungen / Tarif 590 Rückforderungsbelege aus PDF Formularen erzeugt werden dürfen, wenn keine Geschäftsvorgänge (Buchungszeilen) gleichzeitig elektronisch aufgezeichnet werden. Es ist auch nicht zulässig, wenn diese Rechnungsdatei (PDF) per EMail verschickt und nicht zugleich elektronisch abgespeichert und unverändert 10 Jahre archiviert wird. Das Ausdrucken der Rechnung / Rückforderungsbeleges reicht nicht aus, wenn die Belege per EMail verschickt werden.

Die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung

Es gelten für elektronische und Papierrechnungen Vollständige, wahrheitsgemässe und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge, Klarheit, Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens, Nachprüfbarkeit. Sind diese Grundsätze erfüllt, können Rechnungen ohne zusätzliche Verschlüsselung per E-Mail verschickt werden. .

therapie.software erzeugt fälschungssichere Rückforderungsbelege, die verschlüsselt zugestellt werden und deren Geschäftsvorgänge (Buchungszeilen) lückenlos aufgezeichnet werden! Die erstellte PDF Rechnung wird unveränder in der Datenbank gespeichert.

PDF Rechnung, unverändert archiviert

therapie.software erzeugt Rechnungen / Rückforder-ungsbelege die unverändert im Format PDF in der Datenbank archiviert werden. Alle Rechnungsvorgänge werden in der Buchhaltung aufgezeichnet und entsprechen den Vorgaben der Datenspeicherung.

Fälschungssicherer Rückforderungsbeleg

therapie.software erzeugt Rückforderungsbelege mit Sicherheitselementen die verschlüsselt per EMail zugestellt werden.

Übermittlung verschlüsselt

Die Übermittlung der Rechnungen/Rückforderungsbelege erfolgt direkt aus dem Portal, verschlüsselt mit SSL/TLS.

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Fälschungssicherer Rückforderungsbeleg

therapie.software erzeugt Rückforderungsbelege mit Sicherheitselementen die verschlüsselt per EMail zugestellt werden. Die Sicherheitselemente entsprechen den Vorgaben der Krankenkassen und sind in der Abbildung markiert.