QR Rechnung für therapie.software
Was ist Neu?
Die roten und orangen Einzahlungsscheine wurden nicht für das digitale Zeitalter entwickelt. Das merkt jeder, der schon einmal auf einem orangen Einzahlungsschein eine Referenznummer (ESR) am PC abgetippt hat. Mit grundlegenden Scanfunktionen konnten die Banken den klassischen ESR zwar zumindest ein wenig digitaler machen, allerdings mit starken Limitierungen. Auf dem neuen Einzahlungsschein (offiziell «Zahlteil QR-Rechnung» genannt) steht nicht mehr der Text im Vordergrund, sondern ein grosser QR-Code. Dieses Pixelmuster kann von einem Smartphone oder einem fürs E-Banking entwickelten Lesegerät entziffert werden. Im Code enthalten sind sämtliche Informationen, die zum Bezahlen einer Rechnung benötigt werden. Ausser dem QR-Code gibt es auf der neuen Rechnung alle wichtigen Informationen zusätzlich in Textform neben dem Code. Somit ist die QR Rechnung ebenfalls im Fall eines Systemausfalls verwendbar.
Die roten und orangen Einzahlungsscheine werden kontinuierlich durch die QR-Rechnung ersetzt. Die Markteinführung der QR-Rechnung erfolgt ab 30. Juni 2020. Rechnungsempfänger müssen ab diesem Zeitpunktbereit sein, QR-Rechnungen zu bezahlen. Für Rechnungssteller bleibt während der Parallelphase von ES/ESR und QR-Rechnung Zeit für die Migration. PostFinance wird voraussichtlich Anfang 2021 das Enddatum für die ES/ESR Verfahren kommunizieren.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick
Quelle: www.paymentstandards.ch
QR-Rechnungen für Private
Als Privatperson ist man meistens auf der Empfängerseite eines Einzahlungsscheins. Je nachdem, wie Sie Ihre Zahlungen erledigen, bringt Ihnen der neue Einzahlungsschein mehr oder weniger Nutzen. Am meisten profitieren E-Banking-Anwender am Computer oder Smartphone, am wenigsten die Post-/Bankgänger.
Am Smartphone
Wenn Sie heute bereits E-Banking per Smartphone betreiben und dort Ihre Einzahlungsscheine scannen, ändert sich für Sie nur wenig. Die QR-Codes sind sogar leichter lesbar als die bisherigen Zeichen-Codes. Das sollte den Scanvorgang vereinfachen. Neu ist ausserdem eine mögliche Kompatibilität mit Bezahldiensten wie Twint.
Auf der Post/Bank
Falls Sie noch mit Ihren Einzahlungsscheinen zur Post oder Bank gehen, bringt Ihnen die QR-Rechnung wenig. Eventuell gibt es für Sie sogar einen Mehraufwand: Denn die QR-Einzahlungsscheine müssen nicht mehr zwingend gestanzt werden. Es kann also sein, dass Sie vermehrt zur Schere greifen oder die Rechnungen als Ganzes zur Post bzw. Bank tragen müssen.
Am Computer
Den grössten Sprung vorwärts machen Nutzer am PC. Mit dem Umstieg auf einen QR-Einzahlungsschein werden wahrscheinlich viele Banken ihren Kunden ein entsprechendes Lesegerät zur Verfügung stellen. Wie genau das aussehen wird, ist allerdings noch nicht bekannt. Denkbar sind spezielle USB-Scanner für Desktop-PCs oder die Verwendung der Webcam bei Laptops. Ein Umstieg auf E-Banking via Smartphone wäre natürlich die einfachste Lösung. Die Vorteile der QR-Rechnung liegen hier auf der Hand: keine ellenlangen Referenznummern mehr eintippen. Das senkt nicht nur das Risiko für Fehler, sondern macht den Vorgang auch massiv einfacher und schneller.
QR-Rechnungen für Firmen
Je nach Unternehmensgrösse und vorhandener Infrastruktur wird sich der Wechsel auf die QR-Rechnungen mehr oder weniger stark auf Firmen auswirken. Am meisten profitieren dürften Grossunternehmen mit stark automatisierten Zahlungssystemen. Für KMU profitieren vor allem von vereinfachten Regulierungen rund um die QR-Einzahlungsscheine. Im Gegensatz zu den bestehenden Einzahlungsscheinen müssen die neuen QR-Teile nicht mehr vorgedruckt bestellt werden. Stattdessen werden die Codes einfach auf einem herkömmlichen Drucker in Schwarz-Weiss ausgedruckt. Vorgegeben sind Merkmale wie Positionierung, Schrift und Grösse. Dass die Einzahlungsscheine nicht mehr abtrennbar sein müssen, ist ebenfalls ein grosser Vorteil für kleinere Unternehmen, die so viel einfacher und günstiger ihre eigenen Einzahlungsscheine herstellen können.
Für KMU's, die an Endkunden verrechnen, ergeben sich nach unserer Einschätzung wenig Vorteile. Die allermeisten Endkunden zahlen die Rechnungen per IBAN Nummer. Sie erhalten die Zahlungen also per E-Banking über die IBAN wie bisher. Um Rechnungen automatisch einzulesen braucht man ein QR Rechnungslesegerät welches wiederum Kosten erzeugt.
Für grössere Unternehmen sind eventuell zusätzliche Informationen im QR-Code nützlich. Beispielsweise kann eine Kunden- oder Auftragsnummer direkt im QR-Code eingebettet werden. Somit lässt sich ein Zahlungseingang beim Empfänger automatisch verarbeiten. Dazu kommen einige kreative Anwendungszwecke: Beispielsweise kann ein QR-Code direkt auf ein Plakat aufgedruckt werden, um Passanten zum Spenden aufzurufen.
Fazit: Abwägen
Die neue QR-Rechnung bietet einige Vorteile. Für Smartphone-Nutzer wird das Einscannen deutlich einfacher und der Code dürfte auch Banken dazu verleiten, Scanner für Kunden anzubieten. Der einzige Verlust: Kein Stanzzwang bedeutet für Postgänger, dass diese ab und an zur Schere greifen müssen. Es müssen nicht mehr speziell vorgedruckte Scheine bestellt werden, stattdessen können diese einfach ausgedruckt werden. Weitere Anwendungszwecke wie QR-Codes auf Plakaten und zusätzliche Informationen wie Bestellnummern im Code helfen allen Beteiligten. Für KMUs welche Kunden haben, die Rechnungen per IBAN begleichen, sehen wir wenig Vorteil.
Wichtig: Bezahlt ein Endkunde die QR Rechnung am Postschalter, zahlt der Empfänger (KMU) die Kosten. Nach aktuellen Informationen sind das Einzahlungen bis CHF 50. –: CHF 2.00. Einzahlungen bis CHF 100. –: CHF 2.40 .. weiteres ist nicht bekannt und kann sich ändern.
QR Rechnung Funktion in therapie.software
Die erste Implementierung der QR Rechnung in therapie.software sieht vor, automatisch den QR Rechnungsteil als dritte Seite zu erzeugen. Wir haben also 3 Rechnungsseiten:
Rechnung >> Tarif590 Rückforderungsbeleg >> QR Zahlteil
Das sind die Funktionen:
Button EMail Tarif590 >> erzeugt ein EMail mit dem PDF Anhang 3 Seiten (Rechnung, Rückforderungsbeleg und QR Zahlteil)
Menü Druck - Rückforderungsbeleg >> erzeugt ein PDF mit 3 Seiten (Rechnung, Rückforderungsbeleg und QR Zahlteil)
Menü Druck - QR Rechnung einzeln >> erzeugt ein PDF mit 1Seite (QR Zahlteil)
Die Rechnungsnummer wird im QR Zahlteil als zusätzliche Information aufgeführt.
Fragen und Antworten
Die aktuellen Einzahlungsscheine werden durch den Zahlteil mit Swiss QR Code abgelöst und verschwinden. Wird man in Zukunft nur noch mit QR-Rechnungen fakturieren können?
Ja, wenn man nur den papiergebunden Zahlungsverkehr betrachtet. Nach einer noch zu definierendenÜbergangszeit wird nur noch mit der QR-Rechnung fakturiert und dem Zahlteil bezahlt werden können. Im digitalen Bereich gibt es Alternativen (z.B. eBill).
Ab wann können die heutigen Einzahlungsscheine nicht mehr genutzt werden?
Während einer Übergangsphase ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine unddes Zahlteils möglich. Es wurde noch kein Enddatum für die Nutzung von roten und orangen Einzahlungsscheinenfestgelegt. Die PostFinance als Inhaberin der Verfahren wird voraussichtlich Anfang 2021 ein solches kommunizieren.
Kann frei entschieden werden, ob weiterhin die roten und orangen Einzahlungsscheine oder die QRRechnung für die Rechnungsstellung verwendet werden dürfen?
Nach einer parallelen Betriebsphase, welche möglichst kurzgehalten werden soll, werden die heutigen orangen undroten Einzahlungsscheine nicht mehr verarbeitet. Für die papiergebundene Fakturierung kann ab diesem Zeitpunkt nur noch die QR-Rechnung verwendet werden.
Können Zahlteil und Empfangsschein frei gestaltet werden?
Nein, die «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung» müssen eingehalten werden. Die Gestaltungsvorgaben sind im Style Guide übersichtlich zusammengefasst.
Welche Währungen können genutzt werden?
Schweizer Franken und Euro. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf dem Zahlteil unterhalb des Swiss QR Codes und links neben dem Betragsfeld sowie auf dem Empfangsschein angedruckt werden.
Besteht bei der Nutzung von Debitorensystemen Handlungsbedarf?
Ja.
Überprüfen Sie schon heute Ihre Debitoren-Stammdaten.
Achten Sie darauf, dass die Adressen, falls möglich, strukturiert hinterlegt sind.
Klären Sie, ob Ihre im Einsatz stehende Fakturierungslösung die Erstellung von QR-Rechnung unterstützt und planen Sie den Umstellungszeitpunkt innerhalb der Übergangsphase.
Stellen Sie vor der Umstellung auf die QR-Rechnung sicher, dass Ihre Finanzlösung die Avisierung mittels camt Meldungen verarbeiten kann.
Können nach dem Druck des Zahlteils handschriftliche Ergänzungen auf dem Zahlteil angebracht werden?
Name und Adresse des Zahlungspflichtigen sowie der Betrag können nachträglich handschriftlich ergänzt werden. Sonst sind keine handschriftlichen Ergänzungen erlaubt. Je nach Angebot der Bank können bei der elektronischenErfassung einer QR-Rechnung auch unstrukturierte Mitteilungen ergänzt oder verändert werden.
Welche Informationen enthält der Swiss QR Code?
Der QR-Code enthält alle relevanten Angaben zu Zahlungsempfänger und Zahler, Betrag, Währung etc. Einevollständige Auflistung kann den «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung» entnommenwerden. Personenbezogene Daten sind ausserdem als Klartext im Zahlteil inkl. Empfangsschein angegeben.
Was ist der Sinn und Zweck der QR-IBAN?
Aufgrund der regulatorischen Anforderungen und des Entscheids, in der Schweiz auf der QR-Rechnung das Kontodes Zahlungsempfängers im IBAN-Format anzuwenden, musste eine Nachfolgelösung zur ESR-Teilnehmernummerkonzipiert werden. Nach Prüfung mehrerer Varianten stellte sich heraus, dass die hohe end-to-endAutomatisierungsrate nur in Verbindung mit einer speziellen IBAN, der QR-IBAN, sichergestellt werden kann.