Zahlungsbewegungen mit der Buchhaltung ausgleichen

Ausgleichsfunktion

Wie funktioniert's, was muss ich vorbereiten?

Die Ausgleichsfunktion ist dazu da, die Zahlungsbewegungen auf der Bank mit der Buchhaltung abzugleichen. Deshalb nennen wir sie Ausgleichsfunktion. In der Praxis können Zahlungen mit vielen Fehlern auftauchen und das System kann dann schlecht die Zahlung einer Rechnung zuweisen. Hier ein paar Beispiele:

  • Die Rechnung wird unter einem anderen Namen bezahlt (Herr Muster zahlt für Frau Meier)

  • Die Rechnung wird mit einem falschen Betrag bezahlt (79.90 anstatt 89.90)

  • Es werden zwei Rechnungen miteinander bezahlt (144.- und 80.-) mit Betrag 224.-

  • Es fehlt einfach die Rechnung zu der Zahlung, --> Sie haben vergessen die Rechnung zu erstellen oder die Rechnung einem anderen Kunden zugewiesen

  • etc...


Vorbereitung für eine erfolgreiche Ausgleichsfunktion

1) Bestellen Sie bei der Bank das Bankauszugsfile (Format: camt.053) in der Frequenz 1 Woche oder 2 Wochen (wir empfehlen kleine Abstände für eine bessere Übersicht)

  • Laden Sie auf keinen Fall ein File mit allen alten Kontenbewegungen in das System

  • Bevor Sie das erste File laden, gleichen Sie manuell alle alten Zahlungen aus, damit Sie nur noch den Datumsbereich des Baunkauszuges in den Rechnungen offen haben

  • Gleichen Sie die Zahlungen wie empfohlen mindestens alle 2 Wochen aus, besser ist jede Woche. Nur dann haben Sie immer aktuelle Daten und die Zahlungen können vom System einfacher zu den offenen Rechnungen zugewiesen werden. Weniger offene Rechnungen bedeutet bessere Zuweisungsresultate der Software und weniger Fehler!

2) Prüfen Sie zuerst die Qualität Ihres camt.053 Files in dem Sie es laden und im Ausgleichsfenster betrachten. So lange Sie keine Rechnung mit dem geladenen File ausgleichen können Sie es direkt wieder löschen.

 


Welche Banken werden unterstützt?

Generell ist das camt.053 ein ISO Format und das File von jeder Bank sollte gelesen werden können. In der Praxis unterscheidet sich aber die Qualität der Informationen in den Files von Bank zu Bank. Schauen wir ein Beispiel an:

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Postfinance - gute Qualität

Viele Informationen wie Kundenname, Adresse, Notizen etc.. sind sichtbar. Auch die Rechnungsnummer ist sichtbar wenn der Einzahler diese im Rechnungstext eingetragen hat.

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ZKB - wenige Informationen

Eher magere Informationen, oft nur eine komische interne Z-Nummer

Wann entstehen Probleme ?

Wenn es viel offene Rechnungen in der Buchhaltung hat, kann die Software immer weniger gut die richtige Rechnung finden. Wenn das camt.053 File zu viele Daten drin hat (grosser Datumsbereich wie zBsp. 2 Monate) dann passiert das gleiche.

Ideal ist also kontinuierlich jede Woche oder mind. 2 Wochen, die Zahlungen auszugleichen. Das camt.053 muss deshalb auch in diesem Rhytmus bei der Bank bestellt werden.

Was ist der richtige Ablauf ?

Schritt 1) Wir brauchen eine Rechnung (Aus- oder Eingangsrechnung) von einem Kunden oder Lieferanten. Wir nehmen in diesem Beispiel eine Kundenrechnung (Ausgangsrechnung)

Schritt 2) Wir speichern die Rechnung und Bestätigen diese Rechnung -- sie hat nun den Status offen.

Schritt 3) Nun muss man warten bis die Zahlungen auf der Bank eintreffen. Diese Bewegungen sind dann im Bankauszug (camt.053) vermerkt und werden nach dem Import im Ausgleichsfenster angezeigt. Im Ausgleichsfenster werden die Zahlungen mit den Rechnungen ausgeglichen.

Mit diesem Ablauf wird sichergestellt, das meine Zahlungen eingegangen sind und die offenen Rechnungen beglichen werden. Damit wird auch der Saldo von der Buchhaltung mit der Bank übereinstimmen.